Het is maandagochtend, je komt aan op kantoor en bent er helemaal klaar voor. Je hebt gisteren zelfs nog je agenda netjes bijgewerkt en alles zorgvuldig gepland. Er staan belangrijke taken op je lijst, zoals het afronden van een presentatie, een belangrijk overleg met je team en een aantal telefoontjes die je echt vandaag moet doen. Je zit vol goede moed achter je bureau en bent klaar om te starten.
Wanneer alles anders loopt dan gepland
Maar net als je je laptop opent, komt je manager haastig binnenlopen met een dringende opdracht. Een collega is onverwachts ziek geworden en nu moet jij een spoedklus overnemen die eigenlijk helemaal niet in jouw planning paste. Op dat moment voel je direct de stress omhoog schieten. “Hoe ga ik dit nu ooit nog allemaal redden?” denk je bij jezelf. Je voelt paniek opkomen en denkt meteen dat je hele dag verpest is.
In eerste instantie blijf je even vastzitten in je frustratie en onzekerheid. Je kijkt wanhopig naar je goed georganiseerde agenda en ziet ineens alleen maar chaos. Maar na enkele minuten realiseer je je dat dit gevoel je niet verder helpt. Je besluit om even een stapje terug te doen en rustig na te denken.
Flexibel omgaan met onverwachte situaties
Je begint met het opnieuw bekijken van je planning. Welke taken hebben echt prioriteit en welke kunnen misschien wachten? Misschien kun je die presentatie iets sneller afmaken of het overleg inkorten tot de belangrijkste punten. Je belt een paar collega’s om te kijken of ze je kunnen ondersteunen bij enkele kleinere taken. Langzaam ontstaat er een nieuwe, haalbare indeling van je dag.
Toch besef je ook dat dit niet zo’n grote stress had hoeven zijn als je van tevoren rekening had gehouden met onverwachte zaken. Juist op zo’n moment wordt het belang van flexibiliteit duidelijk. Het plannen van extra tijd, elke dag opnieuw, maakt het veel makkelijker om onverwachte situaties aan te kunnen.
Waarom het belangrijk is om extra ruimte in je planning te houden
Een slimme en praktische aanpak is om dagelijks bewust extra ruimte in te plannen voor onverwachte zaken. Bijvoorbeeld door standaard minimaal één uur vrij te houden. Heb je een werkdag van acht uur, plan er dan maximaal zeven volledig in. Dat vrije uur gebruik je als buffer om te reageren op spoedgevallen, onverwachte taken of problemen die tussendoor komen.
Door op deze manier ruimte in te bouwen, voorkom je dat je dag volledig uit de hand loopt bij iedere onverwachte gebeurtenis. Je zult merken dat je veel rustiger kunt reageren wanneer je planning plotseling verandert. Dit helpt je niet alleen je werk beter te doen, maar zorgt ook voor minder stress en meer plezier in je werkdag.
De voordelen van flexibel plannen
Kortom, flexibiliteit is een belangrijke vaardigheid in elke werksituatie. Het accepteren dat niet alles verloopt zoals gepland, en daarop goed anticiperen door dagelijks een buffer in te bouwen, maakt je werkleven een stuk prettiger en overzichtelijker. Je behoudt overzicht en rust, en uiteindelijk blijf je zo veel effectiever werken.
Conclusie: flexibiliteit maakt je werkdag sterker